大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

平日は従業員が営業でオフィス不在!お昼に会社宛ての電話に出られないときは電話代行会社を活用!

公開日:2019/11/01  最終更新日:2019/11/05
    



近年では多種多様なアウトソーシングサービスが普及しており、会社におけるさまざまな業務を外部の専門事業者に委託することができるようになっています。電話代行も、そうしたサービスの1つです。業務の効率化や質の向上などに役立つこのサービスですが、特に社員が不在となる時間の多い会社にとっては、大きなメリットをあるでしょう。

まずはサービスの基本的な仕組みを知る

電話代行とは、簡単に言えば会社宛てにかかってきた電話を社内の人間に代わって専門のオペレーターが対応してくれるサービスです。といっても、オペレーターを派遣するわけではありません。電話の不在転送システムを利用し、かかってきた電話を電話代行会社の許へ転送することで応対します。

サービスの内容はカスタマイズすることができるので、たとえばオペレーターが依頼を受けた会社の名を使って「何々社の〇〇です」と名乗ることもできます。するとかけてきた相手は社内の人間に対するのと同じように、ストレスなく用件を話すことができます。

会話の内容は文字に書き起こされ、ファックスや電子メールなどで依頼者に報告されます。 また、電話代行会社の中には対応中の電話を依頼者の携帯電話に再転送するサービスを行っているところもあります。これを利用すれば、まるで代表番号から担当者へ内線電話をつなぐような感覚で会話を取り次ぐことができます。

利用すれば大切な電話を逃がさずに済む

電話代行サービスにはさまざまなメリットがありますが、最も大きいのは社員が不在でも電話に出ることができるという点です。大きな会社であれば営業時間中にオフィスがまったくの無人状態になってしまうことはめったにありませんし、中には電話対応専門のスタッフを雇っているところもあります。そのため誰もいないので電話に出られないといったことは通常はまずあり得ません。

しかし規模の小さな会社であれば、平日の日中は社員が全員外回りの営業に出ていて社内には誰も残っていない、という事態も少なからず起こり得ます。そんな時に顧客からの電話がかかって来れば、大事なビジネスチャンスをみすみす逃してしまうことにもなりかねません。

大事な電話を取り損なうリスクは、昼休みなどの場合でも同様です。長年取引のある顧客であれば「あの会社は昼休みに電話しても誰も出ない」ということを承知しているかも知れませんが、新規の場合はそうも行きません。特に対個人サービスの場合は、むしろ昼休みに電話の量が増えることもあります。

スタッフを直接雇い入れるよりもお得な理由

平日の日中にかかってくる電話を逃がしたくない、というのであれば、会社で電話対応専門のスタッフを直接雇用するという手もあります。ただ、当然の話ですが人を雇い入れればそれだけコストがかかります。人件費はもちろん、社会保険料をはじめとする間接的なコストも増加します。

その点、電話代行会社の場合は、必要となるのは月々のサービス利用料だけです。料金体系は個々の代行会社ごとに異なりますが、おおむね共通するのは「月に何コールまで何千円、それを超過したら1コールにつき何十円」といった具合にコース別の定額料金制が基本になっていることです。

したがって自社の実態に合ったコースを選択すればコストも合理的な範囲内に収まりますし、より安い電話代行会社に委託先を変更することも可能です。さらに、スタッフを直接雇い入れるとなると従業員教育を自ら行う必要がありますが、電話代行を利用すればあらかじめトレーニングを受けたオペレーターがサービスを提供するので、研修期間などを設ける必要もありません。

 

起業ブームが続く昨今、ごく少人数で、あるいはたった1人で運営している会社は少なくありません。電話代行サービスを利用すれば、オフィスが無人となっても気にすることなく、外回りなどの本来業務に注力することができるようになります。