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バーチャルオフィスで電話代行会社を利用するメリットと活用事例

公開日:2019/11/15  最終更新日:2019/11/05
    


バーチャルオフィスは名前の通り仮想の事務所という意味ですが、仮想とはいえ事業を行う上で住所や電話番号などは重要な意味を持ちます。 自宅を事務所として利用している方などは、やはり自宅の電話番号などを事務所の番号として公開することに不安があるでしょう。そういったときに利用すると便利なのが、電話代行会社です。

プロのオペレーターに依頼するとイメージが上がりやすい

自分では上手くできない電話応対でも、電話代行会社を利用すればプロに任せられるので安心です。中でも一般的に女性のオペレーターに依頼する傾向が多く、女性オペレータの採用で取引先や顧客への好感度アップに役立ちます。

女性のオペレーターはきめ細やかな優しい印象を与えることが多いので、信頼度も増しますし応対がスムーズであれば仕事も進みやすくなります。もし自分で電話応対するといくら知識があっても、円滑に受け答えできるとは限りません。ですから先方の状況などに合わせてしっかりと対応してくれる、経験豊富なオペレーターに任せるのが一番です。

電話代行会社ならば必要事項をまとめて伝えてくれますので、時間の短縮にもなりますし、自分で応対しなくて済むので、その時間を有効に活用できるのがメリットです。完全にプロに任せることで企業イメージを上げていき、取引先や顧客の信頼を得ることは、個人事業主にとって非常に重要といえます。

余分なコストを抑えることもできる!

個人で起業をするとなると、気になるのはコスト面でしょう。実際の事務所を構えるよりも、バーチャルオフィスを利用すれば、自宅を仕事場にできるのでコストを抑えられます。

個人事業はさまざまな業務を外部に委託することも多くなりますが、その中でも電話代行会社への依頼は比較的安価で、簡単にサービスを受けることが可能です。各事業の内容に合わせた対応をしてくれるので、安心して任せられるというメリットもあります。

電話代行会社は電話応対だけでなく、電話番号の貸し出しを行っている会社もあるので、代表電話を用意する必要がありません。事務所に仕事専用の固定電話をつなぐとなれば、電話本体から月額料金などの固定電話費用などが必要となるため、経費がかさんでしまいます。しかし電話代行会社を利用することで、月額料金など余分な費用を支払うことがなくなるため、経費削減につながります。

また、申し込みは実際の会社だけでなくインターネットからも委託できる会社があるので、即時契約もできて便利です。

個人事業主はどのように電話代行を活用している?

個人事業はどうしても従業員が少なくなるため、一人当たりの仕事の量は一般的な会社より多くなることがあります。営業から事務などすべてを把握する必要があるので、電話応対まで手が回りません。電話代行会社のオペレーターに顧客からの電話を受けてもらい、相手の要件などを聞いたうえで外出先などでもメールなどで伝達してもらえば、大事な商談を逃すこともなく利益アップを目指せます。

また企業である以上、どうしても顧客などのクレームは避けられません。少人数で取引先や顧客の応対までやっていると、ほかの作業ができなくなってしまいます。ですから必要な時間を確保するためにも、電話代行会社へ依頼することは有効な手段です。

プロなのでどのような事態にも対処してもらえますし、留守電や不慣れなスタッフによる対応に比べると、はるかに印象がよくなります。 事業を順調に進めていくうえで、コミュニケーションはとても重要なものですので、電話代行会社を活用して円滑な運営を目指しましょう。

 

バーチャルオフィスでの電話応対は、プロに依頼することで大事な用件を逃すこともなく、コストも削減できるうえ、イメージアップを図れるというメリットがあります。 電話の対応ひとつで取引先や顧客の信用を失うこともありえますので、そのような事態を防ぐために、バーチャルオフィスで電話代行会社へ依頼するという選択肢も視野に入れましょう。