大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

電話代行会社を利用する際の注意点

公開日:2019/08/15  最終更新日:2019/08/20
    

他の業務で忙しい際に、同時に電話対応も行うとなると手間になってしまいますよね。そこで、電話業務を効率的に進めるため、多くの企業が電話代行会社を利用したサービスを導入しています。

これの大きなメリットは大事な電話を逃さないことで、重要な契約やオファーの機会の損失を防ぐことができる、また自社内で電話対応時に発生する求人広告費や、人件費などのコストを削減することができます。しかしメリットばかりではなく、電話代行会社を利用する際には注意すべきポイントもあります。

オペレーターの対応品質にバラバラなことがある

電話対応時はオペレーターの対応の良し悪しによって、自社のイメージが左右されるといっても過言ではありません。

業界ではオペレーターごとの対応にバラつきがあるというのが問題となっていて、きちんと代行会社内で研修を受けた正社員や契約社員であれば対応の質の差は出にくいですが、入社したばかりのパートやアルバイトが対応を行うと、依頼された業務の確認漏れや、情報共有が行き届いておらず混乱を起こしてしまうなど、思わぬミスが発生する可能性があります。ミスが発生することは時折ありますが、きちんと研修を行っている電話代会社を選択しないと、大事な契約や依頼などのビジネスチャンスを逃すことになりかねません。

また電話代行会社によっては、対応内容ごとにオペレーターが変わるような会社もあるようです。大規模な会社であれば、部署や担当内容ごとに細分化されていることが多いため違和感はさほどありませんが、小~中規模程度の人数で運営している会社で応対するオペレーターが毎回変わると、電話を掛けた者からすると不自然な印象があります。

また全体で情報共有ができていれば問題ないですが、共有漏れがあると後で齟齬が生まれる可能性があります。取引先の相手との対応時には、予め相手に電話代行サービスを利用していることを伝えておくか、自分の不在時は別会社に電話対応が切り替わるということを断っておきましょう。

電話転送サービスの場合もある

そして、電話代行会社と名乗っていても、必ずしもオペレーターによる電話代行サービスを行うわけではなく、電話転送サービスという名目で、指定した携帯電話に不在の電話を転送する会社もあります。もし自分で電話対応をすべて行える職種または余裕があればいいのですが、人員不足や自分のスケジュールの兼ね合いで対応できない場合に、電話代行を依頼するようであれば、なるべくオペレーターが対応してくれる電話代行会社を選びましょう。

中には、携帯電話に自動音声が転送されることに慣れない人もいます。オペレーターに丁寧な対応をしてもらうことで、多くのお客様に安心感を与えることができます。

プラン内容や料金の確認は必要

電話代行会社の料金体系は大まかに分けると、2種類に分類されるようです。基本料金に全てのサービス内容が含まれているプランと、コール回数やオプション内容によって基本料金とは追加で請求されるプランがあります。

全てのサービス内容が基本料金に含まれているプランですと、一次対応や自動送信メール、在籍者登録、スケジュール登録、営業時間外アナウンスなどが全て込みで、指定コール回数まではプラン料金の範囲で対応可能なシステムとなっています。

コール回数やオプションサービスに応じて追加請求されるプランだと、月額の基本料金は低めに設定されていて、コール回数に応じて料金が変動するプランもあります。この場合だと基本料金内のサービス内容は最低限のものとなっていて、希望に応じてオプションでサービスを追加していくシステムとなっています。そのため、オプションを多く追加すると、結果的に高額になりやすいのはこちらのパターンです。

電話代行会社を選択する際は、基本料金の安さのみに注目するのではなく、基本料金では何のサービスが含まれているかをしっかりと吟味する必要があります。内容によって月額料金のみで済むプランの他、毎月オプション料金が別途発生し、利用開始時に入会金や保証金が発生するケースもあります。

プランを決める際は、自分が必要としているサービスがどの内容かをしっかりと考えて、不要なサービスが含まれていないか、基本料金以外に発生する料金の有無を確認して、最適な料金プランを選ぶようにしましょう。もし疑問点があれば、契約前に電話代行会社のスタッフに質問をし、不明点を解消しておくのが良いでしょう。