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電話代行を導入するベストタイミングとは?乗り換えはいつ行う?

公開日:2022/11/01  最終更新日:2022/10/21
    


電話代行会社に電話代行を依頼したいと考えている個人事業主にとって、今回の記事は有益になるでしょう。個人事業主は、企業の代表取締役社長とは異なり、本来の業務とよばれるものがほとんどありません。ほぼすべての業務を行っています。電話応対に時間と労力を割きたくない個人事業主は、こちらのサービスを利用してみましょう。

電話代行を導入するべきときはこんなとき!

個人事業主にとって、仕事の時間が収入につながります。いつかかってくるのか分からない冗長な電話に時間を奪われてしまうことを避けるためにも、電話代行を利用しましょう。

電話応対が時間と集中を奪っているとき

個人事業主の場合、仕事の時間が収入になります。個人事業主が仕事時間に電話対応に追われてしまうと、収入に大きな影響を及ぼします。また、仕事時間だけではなく余暇の時間であっても、心身を休ませる時間にあてたり、プライベートの時間として確保したりしたいのに電話応対に追われてしまうと、次第にストレスが蓄積されてしまうかもしれません。仕事の能率の低下を防ぐためにも、電話代行を利用することをおすすめします。

社員を増やしたくないとき

社員を抱えると社員を管理しなくてはいけません。また、電話応対のために社員を採用すると人件費がかさみます。とくに、専門職の個人事業主の場合、社員にほかの仕事を任せられないことが多く、電話応対のために社員を採用すると損することが多いです。1人でも無駄な雇用はしたくないというときに電話代行はおすすめです。

電話代行を導入するメリット

個人事業主にとって必要な仕事の時間を確保できます。また、経費削減にもつながるのでスマートな経営が可能になります。

代表の負担を軽減できる

新規顧客や既存顧客からの電話応対の場合、時間のロスと考えることは少ないですが、時間と都合を考えないセールス電話の対応には、時間と労力を割かれてしまいます。個人事業主は、本来の業務に集中できる環境にない場合がほとんどです。商品開発、販売促進、経理、人事などを代表だけで行っている場合があるからです。そのような状況を少しでも改善できるのが電話代行です。

業務委託でゆとりが生まれる

電話代行を利用すると、電話応対のために社員を採用する必要はなくなります。また、業務委託なので経費の負担も軽くなります。休憩時間だけ電話代行を利用することや、繁忙期のみ電話代行を利用することも可能なので、柔軟に対応してくれる電話代行は便利です。その分、経費をほかのことで使用したり、新たに社員を採用できたりするので、経営にもよい影響を与えます。

電話代行を乗り換えるタイミング

電話代行を依頼してから、小さな不満が見えてくることがあります。小さな不満はそのままにせず、電話代行会社に相談するようにしましょう。電話代行会社も利益を出さなければいけないので、改善策や提案に柔軟に対応してくれる場合がほとんどです。

電話秘書の対応が悪いとき

電話秘書の対応が悪い場合は、電話代行を乗り換えるタイミングです。電話秘書の言葉遣いが悪い場合やミスが多い場合などが、そのタイミングといえるでしょう。電話秘書の対応が悪いと、業績にも影響を及ぼす可能性があります。電話代行を乗り換えるタイミングを失わないようにしましょう。

電話がつながらないとき

電話の回線が混みあっている場合は致し方ないですが、いつ電話をかけても電話がつながらないのは問題です。速やかに改善を促すようにしましょう。そのままの状態を放置しておくと、顧客を失う可能性や信用問題につながってしまう可能性があります。

まとめ

電話代行は、社員を増やしたくないけれど、電話応対の時間を減らしたい個人事業主におすすめです。また、業務委託なので経費の負担も軽くなるというメリットもあります。電話対応は、場合によってはとても時間がかかるため、業務に割ける時間を増やせるでしょう。もし、電話秘書の対応に問題があった場合は、電話代行会社に相談することもできるので、ぜひ電話代行の利用を検討してみてください。