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電話代行と秘書代行の違いとは?

    

「電話代行」には「秘書代行」という呼び方もあるため、その呼び方によって何か違いがあるのか気になるという人もいるでしょう。ここでは、この2つの呼び方に違いがあるのかどうかや、代行サービスに関して紹介します。

 

 

 

 

 

2つの呼び方に大きな違いは無い

多くの人は「秘書」というと、国会議員や企業の社長といった高い地位にある人の仕事などをサポートする役目というイメージを持っているのではないでしょうか。国会議員や企業の社長といった人たちは、業務が多忙を極め、来客なども多いため、スケジュール管理などを一人でこなすのはとても大変なことです。そこで秘書と呼ばれる人は、多忙な上司に代わってさまざまな雑務を片づけることで上司をサポートするという仕事を行っています。

ですので「秘書」を冠した代行サービスというと、誰もがイメージするような秘書的な仕事を代行してくれるサービスだと思われがちですが、この代行サービスは、秘書の仕事の中でも電話対応に限られるものだと言えるでしょう。秘書の業務には、当然のことながら電話対応も含まれており、上司にかかってきた電話の内容を記録したり、後で上司に内容を伝えるといった対応を行う必要があります。

「秘書」を冠した代行サービスでは、その電話対応の部分を代行するということなので、業務内容においては「電話」を冠した代行サービスとそれほど大差はないと言えるのではないでしょうか。ではなぜこの2つの名称があるのかというと、特に名称に関しての決まりがあるわけではないため、代行サービス業者が、自社で提供するサービスのイメージによってその呼び方を決めたからということになるでしょう。

業務内容からすると「電話」を冠する代行サービスのほうがしっくりくるとも言えますが、多忙な人に代わって業務を行うというイメージを打ち出したい場合は「秘書」を冠した代行サービスのほうが良いとも言えます。

そもそもどんなサービス内容なのか

そもそもこの代行サービスの内容はどんなものかというと、それは先ほども触れたように、企業のスタッフに代わって電話対応をするというサービスになります。企業に掛かって来た電話は、その企業のスタッフが対応しますが、全員外に出払っている場合や、営業時間外は電話を取ることが出来ません。

そうした場合、普通であれば留守電を活用して、後で電話を掛けなおすことで対応しますが、そのことで問題が起こってしまう場合もあるでしょう。例えば急ぎの電話であれば対応が遅れてしまいますし、商談などの重要な用件であれば、その場で対応出来なかったことで契約の話などが白紙になってしまう場合もあり得ます。

しかし代行サービスを利用すれば、全ての電話に対応することが出来るため、電話が取れないことによるトラブルを防ぐことが出来るというわけです。また代行サービスは、スタッフが豊富に揃っているような大企業では必要ない場合が多いと言えますが、従業員の数が限られているような小さな企業では、便利なサービスだと言えるでしょう。

代行サービスにはさまざまなタイプがある

代行サービスにおける「電話」と「秘書」には業務内容に大差はありませんが、この代行サービスにはいくつかのタイプがあります。まず挙げられるのは、サービスを依頼した業者に掛かってきた電話を転送して、代行サービス業者が対応するという一般的な代行サービスです。

次に挙げられるのは、代行サービス業者に掛かってきた電話を依頼企業スタッフの携帯電話などに転送するというもので、こちらは依頼企業側で電話対応を行うことが出来ます。さらに、代行サービス業者にコールセンターの業務を一括して任せるといったタイプもあります。

 

「電話代行」と「秘書代行」は、業務内容に大差はなく、代行業者の提供するサービスのイメージで名称が決められていると言えます。代行サービスの内容は、依頼企業の電話対応を代行するものであり、いくつかのタイプによる違いがあります。