大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

テレワークを実施するなら電話代行会社を利用した方がいい?

公開日:2020/11/01  最終更新日:2020/10/02
    

新型コロナウイルス感染防止のため、テレワークを導入する企業が増えています。オフィスには最小限の人員しかいないことも多く、電話に対応する人員が不在ということも。しかし第三者からすると必要な連絡をとれず困った状況になります。機会損失や信用性への悪影響を避けるため、電話代行会社の利用を検討する場面です。

電話代行会社とは何のサービスを提供するか

テレワークに強制的に移行に直面するというのは一種の非常事態です。感染症のリスクが存在するのは確かですが、他方で普段の経済活動は維持されており、すべてのステークホルダーが、会社や事業所に通勤しないで通信環境の調整だけで新たな業務形態を採用することは困難です。

したがって平日の通常営業時間中には、オフィスに人員が滞在しているものとして、連絡を取ろうとするのは至極当然の流れといえます。通信手段が多様化した中にあっても依然として主要な手段として採用されているのは電話です。会社や事業所においても本業の傍らで、電話対応のタイミングは毎日必ず、訪れます。

しかし業務の都合に関係なくかかってくる電話に対応する結果、時間をとられることになるので適切な対策のあり方に頭を悩ませている関係者の方は少なくないようです。このような電話対応に関する問題のサポートにあたるのが電話代行会社です。

電話対応に関する専門の研修や教育を受けたオペレーターが、外部からかかってくる問い合わせやクレームに電話対応するのが、主な業務です。依頼した会社からすると、電話対応の手間をアウトソーシングすることが叶い、クレーム処理なども対応してくれるので、電話対応にまつわる負担を大きく削減できるのがメリットといえます。

テレワークと相性がいい理由とは

新型コロナウイルスとの関連で急速に普及が進むテレワーク、この新たな勤務形態の普及は電話対応の難しさを浮き彫りにしつつあります。従来の働き方であれば、オフィスフロアーには相当数の従業員が同じ時間帯に集まっているので、電話がかかってきても必ず誰かが対応できる態勢が取られています。

電話を通じて対応の部署を適切にまわせるというのは、当たり前の通信手段です。この当たり前の運用体制を採用することは、利便性が高い点が意識されたからですが、結果的に確実な電話対応を可能にしていました。ところがテレワークではこれまでの電話対応の体制を崩すもので、外部からの電話がきても何の対策もとらないと、留守番電話まかせになります。

留守番電話がでればすぐ受話器を置く人も少なくない中で、適切な対応をとらない場合の経済損失や社会的信用低下は深刻な課題です。そこで電話代行会社を利用すれば、コロナウイルス対策をしながら、平時と変わらない電話対応を可能にします。

どこの代行業者のサービスも同じなのか

電話代行会社のサービスはプロのオペレーターによる電話対応、どこもサービス内容は変わらないようにも思えます。しかし各社の人材のレベルや研修体制はまちまちで同レベルのサービスを期待できるわけではありません。複数の会社を比較してから決断することがポイントです。

 

新型コロナ感染症の蔓延は働き方にも大きな影響をあたえ、オフィスに通勤しないテレワークという新たな勤務形態が登場しました。オフィスに社員が出社しないことによる影響を大きく受ける分野のひとつが電話対応です。会社や事業所への出社が前提となっている条件では意識されることはありませんが、電話対応は対応する人間がいてこそ機能します。電話代行会社は、テレワーク下で困難になった電話対応を円滑に機能させ、会社の業務の効率化と信用維持の両面で大きく貢献するサービスです。