大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

困った時に頼りになるのが電話代行サービス。
起業時のコスト削減と人手不足の解消

365日24時間にわたる電話応対

など企業や個人事業主にとってもはやなくてはならない存在です。
ところが、困った時というのは突然やってきたりします。
不意のトラブルで人手不足に陥ったり、自然災害で事務所に帰れない日が続いてしまったりすることもあります。

不在の事務所にかかってくる顧客からの電話をいつまでも放置しておくわけにはいきません。
いつまでも電話に出ないでいると廃業したと思われることもあります。
そして、ようやく帰社して電話応対ができるようになった頃には、すっかり電話がかかってこなくなったという話もあります。
このような事態だけは避けたいものです。

突発的な事態のために電話代行サービス

突発的な事態が起こった時、緊急時に電話代行サービスが依頼したその日から利用可能となれば企業はどれだけ助かることでしょう。
経営者としては、不在の間に顧客からの電話がかかってこないかと居ても立ってもいられなかったはずです。
一本たりともおろそかにするわけにいかない顧客からの電話を洩らさないために、依頼したその日からすぐに電話代行サービスを受けることができたら言うことはありません。

電話代行サービス会社との契約の流れ

電話代行サービスを利用するにあたっては、事前に代行会社の入念な調査を行い、依頼する側にとってもっとも適切と思われるサービスを選択します。
電話代行サービス会社もまた依頼された会社や個人について受け取ったデータをもとに入念な審査を行います。
その審査には数日を要することもあれば、即日即決ということもあります。
つまり、双方の事前準備が整ってさえいれば、即日から電話代行サービスを受けることは可能なのです。

事前準備の難しさ

電話代行サービスにおける事前準備というものは、そう簡単なものではありません。
なぜならば、一時的にせよ会社、あるいは依頼者の顔として顧客と相対するわけですから、命運を賭けているようなものです。
１本のクレーム対応で顧客が離れていったり、オペレーターの些細なひと言が顧客の心をつかんだりすることもあるのです。

入念な打ち合わせが必要

オペレーターが顧客の心をつかむひと言を電話口で発せられるようになるには、依頼者に対する情報や扱う商品についての知識を蓄えておかなければなりません。
また、顧客を納得させる方向へと導き、依頼者を満足させる穏やかな話術も必要です。
そのような電話代行サービスを提供するためには、オペレーターのスキルアップと入念な打ち合わせが欠かせません。
そのためにはそれなりの時間が必要なのです。

個人の代弁は即日対応が多い

電話代行サービスの業務の中には発信の代行も含まれます。
アウトバウンドと呼ばれる発信業務は、会社のPR活動が主ですが、業者によっては直接言いにくいことや匿名で告発したいことなどの代弁を請け負っているところもあります。
このような業者は東京などの都市部に事務所を構えるところが多く、秘密厳守などの看板を掲げているところもあります。
依頼には即時、あるいは近日中に対応しているようです。

即日対応の電話代行サービス

すぐにでも電話代行サービスの提供を受けたいなら、必要書類を携えて即日対応可能な電話代行サービス会社を訪れることです。
簡単な審査の後、入金が確認されたらその日のうちにサービスを受けることができます。
ただし、あまりにも即日対応可能にこだわりすぎると、意外なオプション料金を請求されることもあるので注意が必要です。

どうしても即日対応にこだわらなくても良いのであれば、それにこしたことはありません。
入念な打ち合わせは電話代行サービスを依頼するときには欠かせないものです。
実際にサービスの提供を受け始めてから改善点が見つかることもあります。
試行錯誤を繰り返しながらも、より良い関係を築き上げていくことが顧客を満足させることに繋がります。

顧客に喜んでもらうことが依頼者の本意であり、電話代行サービス会社のサービスそのものと言えます。