大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

電話代行ってどんなサービス?サービス内容を分かりやすくご紹介!

公開日:2022/09/15  最終更新日:2022/09/02
    


電話代行というサービスをご存じでしょうか。簡単にいうと、電話応対の依頼を受け、依頼人に代わって、社外からかかってくる電話の応対を行ってくれるというサービスです。なかなか聞きなじみがない方も多いこの電話代行サービスですが、近年利用する企業も増えてきています。本記事では、電話代行のサービス内容についてご紹介します。

電話代行サービスとは?

電話代行サービスとは、依頼者にかかってきた電話を代わりに社外からかかってくる電話の一次対応するサービスとなります。電話応対をアウトソースすることで、勧誘や営業の電話などに対応する必要がなくなり、依頼者からすると業務上必要な電話のみ対応すればよいという点が大きなメリットです。つまり、必要な電話のみ対応できることで、電話業務の効率化や生産性の向上につながるとともに、人員不足や人件費の削減にもつながります。

さらに、2020年以降、働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務やテレワークを導入する企業も増えてきています。従業員がオフィスに出社しておらず、社外からの電話をとることができない場合でも、電話代行サービスを利用することで一次対応を行ってもらえるため、電話応対のためだけに出社しなければいけないという事態を避けることができます。また、従業員の負担も軽減できるうえ、従業員が出社していないが故に電話を取ることができず、事業機会の損失をしてしまうことを防ぐことができます。

電話応対

単に電話応対といっても色々な観点で各社ごとに差があります。ここでは電話応対にあたって留意しなければいけない事項についてご紹介します。

まずは「対応時間」です。早朝や夜間での電話が多いような会社であれば、24時間365日整えている業者を選ぶとよいでしょう。

次に「電話内容の共有方法」です。社外からかかってきた電話の内容を共有するためにはさまざまなツールが利用されていますメールやチャットサービスなど普段業務で使っているツールでの共有が可能であるかどうか確認が必要です。

そして「サービスの柔軟性」も重要です。社外からかかってきた電話の一次応対を中心とするがゆえに、サービスの柔軟性が高いと、自社の業務に合わせた電話応対を任せることができ、顧客満足を向上させながら、生産性の効率化につなげることができます。

電話番号の貸出

近年は携帯電話の普及により固定電話の使用機会は減っています。しかし、ビジネスにおいては、会社の信頼を高めるために固定電話は必要とされている反面、固定電話を設置する際の回線工事などの初期費用も決して小さいものではなく、悩まれる方もいるかと思います。そういった方に活用してもらいたいのが、電話番号の貸出サービスとなります。

まとめ

電話代行サービスを利用することで、勧誘や営業の電話に時間をとられることなく、自分の業務に集中できます。また、在宅勤務やリモートワークを促進しテイクという観点でも非常に有用なサービスでしょう。一方で、電話というのは社外のお客さんと会社をつなぐ「窓口」であることも否めない事実です。この窓口での対応で失敗してしまうと事業における機会損失になりかねません。この対応をしっかり行っていくためには、電話代行サービスで提供しているサービス内容や質が求めるものにマッチしているかどうかをしっかりと見極めることが重要です。各社でさまざまなサービスを提供しているため、自分たちが本当に必要なサービスは何なのか、譲れない点はどこなのかをしっかりと踏まえたうえで利用することが重要です。