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電話代行サービスを上手に活用する方法!どんなシーンに活躍する?

公開日:2021/11/01  最終更新日:2021/11/12
    


電話代行サービスは、企業にかかってくる電話に代行業者が対応してくれるというサービスです。代行して対応し、その内容を担当者に伝えてくれます。電話代行サービスは、さまざまな場面で活用できるといわれていますが、どのようなシーンで役立つのでしょうか。詳しく解説します。

電話代行の魅力とは

電話代行サービスは、企業にかかってくる電話に対応してくれるサービスです。企業の電話を転送するので、社内での電話対応の時間を削減することに役立ちます。企業にはさまざまな電話がかかってきますが、その中にはセールス電話なども多く、電話対応に時間を取られてしまうとほかの業務に集中できないということもあります。電話代行サービスを利用すると、業務により集中しやすくなり、仕事の効率がアップします。

また、電話がなかなかつながらないというようなクレームも減らすことができます。電話代行サービスは、人手不足の解消と人件費の削減という面でも役立ってくれるサービスです。

どんなシーンで活躍する?

電話代行サービスは、どのようなシーンで活躍してくれるのでしょうか。

少人数の企業

立ち上げたばかりの企業や少人数の企業の場合、電話を受ける担当者が決められておらず、手が空いている人や、電話の近くに座っている人が対応をすることが多いでしょう。しかし電話が立て続けに鳴ってしまうと、対応しきれない、ほかの業務が手に付かないということになりかねません。このような理由から、少人数の企業や立ち上げたばかりの企業で電話代行サービスは役立ちます。

美容院やエステサロンなど

美容院やエステサロン、整骨院などでは施術中は電話に出ることができません。電話が鳴っていて気になるけれど、お客様の対応をしていると出ることは難しいでしょう。そのような場合、電話代行サービスを利用すれば、代わりに電話に出てくれます。予約の対応もできるので安心です。

従業員が多い企業

大企業でも電話代行サービスが導入されています。たとえば、企業内の相談窓口を電話代行サービスに依頼するというような利用方法があります。相談相手が社内の担当者だと相談した内容が社内の人に知られてしまうのではないかという不安を解消できるからです。セクハラやパワハラなどの問題でも、相談しやすくなるでしょう。

コールセンターや受注センター

電話代行サービスを、コールセンターや受注センターなどで利用するケースもあります。一括して任せてしまうことで人件費を削減できるだけでなく、プロのスタッフに対応してもらえるので、自社で育成する時間も削減できます。

必要な電話を逃さずビジネスチャンスにつなげよう!

電話代行サービスを利用することで、お客様からの問い合わせや商談、急ぎの連絡などを取りこぼすことなく受けることができます。ほかの業務に集中していてなかなか電話が取れない場合、これらの連絡をすぐに受けることができず、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあるでしょう。たとえば、出張や外出、ほかのお客様と話をしている間に、これらの連絡が入ることもあります。

そのような場合、あとから連絡しても遅いということがあるので、電話代行サービスを利用してすぐに対応してもらうのがよいでしょう。電話代行サービスを利用すると、企業の評価も高くなりやすいです。それは、すぐに対応してくれるという信頼感が得られるからです。また、丁寧な言葉遣いで好印象を与えることができるでしょう。

 

電話代行サービスを上手に活用する方法や、電話代行サービスの魅力をお伝えしました。さまざまな電話代行サービス業者があるので、これから導入を検討されている人は、料金だけでなくサービス面も比較して選ぶようにしてください。