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入居者からの問い合わせが増加!電話代行サービスを利用して負担軽減

公開日:2021/07/15  最終更新日:2021/07/28
    


外出自粛で自宅にいる時間が以前よりも長くなったことで、入居者は住居の問題点に気づきやすくなり、管理会社への問い合わせが増加しています。そのため、管理会社は通常業務に加え、問い合わせの増加により大きな負担がかかっています。しかし、電話代行サービスを利用することで管理会社の負担は軽減できます。しっかりチェックしましょう。

近年、入居者からの問い合わせが増加している

近年、入居者は以前よりも住居の問題点に気づきやすくなり、管理会社への問い合わせが増加しました。入居者からの問い合わせ内容としては、主に騒音問題やゴミ捨て場の問題などです。騒音問題は、在宅勤務などで1日中自宅にいることが多くなったため、今までは気にならなかった周囲の音に敏感になっていると考えられます。

ゴミ捨て場の使い方に関する問題も、今までは気にならなかったものの、時間の余裕が少し生まれたことで目につきやすくなったと考えられます。このように外出自粛の影響で以前よりも入居者からの問い合わせが増加し、管理会社がその対応に追われている状況が発生しています。

管理会社の人手不足が招く問題

入居者からの問い合わせが増加しても管理会社は通常業務を怠るわけにはいかず、問い合わせ対応にまで手が回らなくなるケースは少なくありません。問い合わせの増加に対して、管理会社が人手不足の場合に生じる問題をいくつか紹介します。

まずは「着信を取りこぼしてしまう」という問題です。入居者からの問い合わせの着信を取りこぼしてしまうと、管理会社への不満につながり、会社のイメージが低下してしまいます。ほかにも「慣れない状況での電話対応でミスが起こる」という問題です。人手不足の状態で多くの問い合わせに対応しなければならいない場合、電話対応に慣れていない新人が対応する状況にもなる可能性があります。

電話対応においてビジネスマナーや言葉遣いは非常に重要です。不慣れな状態での電話対応はマナーや言葉遣いの雑さにつながり、管理会社のイメージは悪くなってしまいます。人手不足だからといって新たに人員を増やすことも簡単ではありません。新型コロナウイルスの影響により、予算に余裕がない場合が多く、新たな人材確保に費用をかけられないのが現状です。

電話代行サービス利用で管理会社の負担が軽減

人手不足で入居者からの問い合わせに追われている管理会社は、電話代行サービスを利用することで負担を減らすことができます。電話代行は、かかってきた電話に迅速に対応するため着信を取りこぼすこともありません。多くの電話の対応に追われて着信の取りこぼすこともなくなり、会社イメージの低下も防げます。

また、人手不足を解消するために新しい人材を採用する必要もなくなります。人材募集から人件費、新人教育など多くのコストと時間をかける必要もありません。電話代行サービスを利用すれば人材募集の手間を省くこともでき、なるべく低コストで問い合わせに対する負担が軽減できます。電話代行サービスは電話対応のマナーや言葉遣いをしっかりと教育されたプロたちが電話対応をします。丁寧な電話対応は入居者の満足度にもつながるでしょう。

まとめ

問い合わせの増加による管理会社の負担は電話代行サービスを利用することで軽減できます。電話代行サービスは、丁寧な言葉遣いやマナーを身につけている電話対応のプロです。着信の取りこぼしもなくなり、入居者の満足度と会社イメージのアップにつながります。問い合わせの対応に追われている管理会社は新たな人材確保だけではなく、電話代行サービスを利用して負担を減らしましょう。