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電話代行サービス会社ではどんなセキュリティ対策が施されているの?

公開日:2021/11/15  最終更新日:2021/11/12
    


電話代行サービスの利用を検討する際、セキュリティは大丈夫なのだろうかと気になる人も多いでしょう。電話代行サービス会社には、自社の情報を伝えることになるので、セキュリティ対策が行われていないと情報漏洩のリスクがあるからです。この記事では、電話代行サービス会社のセキュリティ対策についてまとめています。

電話代行サービス会社がセキュリティ対策をすべき理由

多くの企業において、情報管理が徹底されています。情報セキュリティの対策は、ウィルス感染やシステムへの不正アクセス、個人情報保護、災害による機器のトラブルなどが挙げられます。情報漏洩は、依頼を受けている会社の信頼を失ってしまうことにつながるため、とくに注意しなければいけません。状況によっては、損害を補償しなければいけないケースもあります。電話代行サービス会社は、さまざまな情報を預かる側となるため、徹底したセキュリティ対策が求められるのです。

建物や設備によくある対策

まず、建物や設備で行う対策としては、監視カメラや入退館システムの導入が挙げられます。コールセンターにはたくさんのオペレーターが在籍しています。不法侵入がないようにするために、入退館システムを導入し、関係者以外が入ることができないようにしなければいけません。さらに監視カメラを設置することで、内部の人間による犯行も防ぐことが可能です。

人的なセキュリティ対策も求められる現場

どのような情報を取扱うのかに合わせて、セキュリティレベルを変えることも重要です。たとえば、コピー室に入ることができるのは管理者以上と決めたり、オペレーションルームへは私物の持ち込みは禁止するなど、場所によって適切な対策を取ることで、情報管理を徹底します。

機密保持誓約書も交わす

オペレーターとして採用する人材には、入社時に機密保持誓約書を交わすという電話代行サービス会社が多いです。誓約書には、顧客情報を外部に漏らしてはいけないこと、顧客情報を漏洩した場合には損害賠償責任が生じることなどが細かく記載されています。

こういったことは、研修でも学ぶことになっていますが、誓約書をきちんと交わしておくことが重要です。電話代行サービス会社を選ぶ際は、機密保持誓約書の締結がされているかどうか確認すると安心でしょう。機密保持誓約書は、企業側と電話代行サービス会社が契約をする際にも必要になってきます。

監査やチェック体制

セキュリティ対策がしっかり行えているか自社でチェックしている、監査を行っているという電話代行サービス会社もあります。プライバシーマークを取得している、ISO27001を取得しているなど第三者機関から認定されている電話代行サービス会社は、信頼性も高いです。定期的に第三者機関からの審査を受けているということで、高いセキュリティ対策ができているといえます。

システム側でできるセキュリティとは

システム側で行えるセキュリティとして、オペレーターが使うパソコンには必ずセキュリティソフトを導入し、ログインIDやパスワードの管理も徹底させます。ほかの人がそのパソコンを開くことができないようにすることで、情報が漏洩しないようにするのです。電話対応の際は、紙にメモを取ることがありますが、紙のメモは持ち出しや紛失のリスクが高くなってしまうため、紙を使わず必ず専用システムで行うなどの対策も重要です。

 

電話代行サービス会社では、セキュリティ管理がとても重要ということが分かりました。また、どのような管理体制が取られているのかということもお分かりいただけたのではないでしょうか。電話代行サービス会社のホームページなどを比較し、セキュリティ対策がよりしっかり行えている業者を探すようにしましょう。