大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

電話代行会社に依頼可能なこととは?具体的な業務内容を理解しよう!

公開日:2022/01/01  最終更新日:2022/02/25
    


電話代行サービスは電話対応の業務をアウトソーシングできる便利なサービスです。テレワークが推奨されている近年、会社にかかってくる電話の対応をしてくれる電話代行サービスの需要は、ますます高まっていくと考えられます。そこで電話代行サービスに依頼できる内容はどこまで可能なのか。またメリット、デメリットについて解説します。

電話代行会社に依頼可能なこと

電話代行会社に依頼可能なことは、電話代行会社によってサービス内容は異なりますが、主な電話代行のサービスとしては一次受けの電話対応があります。

セールスや勧誘以外の業務上必要な要件を、メールやチャットで担当者に速やかに取り次いでくれるサービスです。営業時間外や休業日にかかってくる電話に対応してもらうことも依頼可能です。また、受注受付の代行やコールセンターの業務も依頼可能となっています。

電話代行サービスを導入するメリット

電話代行サービスを導入するメリットの主なもの4つを紹介します。

1つめのメリットは仕事の効率化につながることです。電話対応は大切な業務といえますが、セールスや勧誘の電話がかかってくることもあります。電話代行サービスを導入すると、電話対応で中断することなく仕事に集中できるので効率化につながるでしょう。

2つめのメリットは低価格で電話対応の人手不足も解消できます。中小企業、個人事業主など少人数の会社では、一人あたりの電話対応にとられる時間が多くなります。また、営業時間外や休憩中にかかってくる電話まで対応するのは、難しいことでしょう。電話対応のために人を増やすことになれば、人件費が多くかかってしまうことになりコスト削減ができません。電話代行サービスを利用すれば、低価格で電話対応の人手不足も解消できます。

3つめのメリットは顧客満足度の向上につながることです。電話代行サービスでは、きちんとした研修を受けたプロのオペレーターが電話の対応をします。オペレーターの印象がよいことで、会社の印象もよくなり顧客の満足度の向上につながります。

4つ目のメリットは受電できなかったことによる、トラブルや機会損失を減らせることです。顧客からの問い合わせ、急用の要件にはすみやかに対応したいものです。受電漏れや連絡の行き違いなどで起こってしまう、トラブルや機会損失を防ぐためにも電話代行サービスの利用はメリットがあるといえるでしょう。

電話代行サービスを導入するデメリット

電話代行サービスは便利なサービスですがデメリットもあります。電話代行サービスを導入する主なデメリットを3つ紹介します。

1つめのデメリットは専門的な問い合わせには対応できないことです。電話代行サービスの基本は一次受けの電話対応となります。セールスや勧誘などの電話以外の、業務上必要な要件を担当者に取り次いでくれるサービスです。オペレーターは、電話対応の面では教育を受けたプロです。しかし会社の商品について、行っているサービスの詳細、技術的な知識が必要な内容については対応ができません。その際はクレームにつながってしまうこともあります。

2つめのデメリットは利用料金の面です。電話代行サービスには主に2種類の料金設定があります。毎月電話を受ける上限回数が設定されている月額制と、ワンコールごとの金額×ひと月の受けたコール数で金額が決まる成果報酬制です。月額制を利用していて上限を超えたコール数だった場合は、追加料金が発生します。上限回数を超えても電話代行サービスのオペレーターは対応するので、月額制とはいえ実際の利用料金が一定とならない月もでてくるでしょう。

3つめのデメリットは社内の機密情報の漏洩に注意しなければならないことです。電話代行サービス会社にアウトソーシングすることは、社員の個人情報や業務上の取引内容、企業の財務状況などを社外の人間に知られてしまうことになります。電話代行サービスを導入する際の契約では、充分注意する必要があります。

 

電話代行会社に依頼できること、電話代行サービスのメリット、デメリットについて解説しました。電話代行会社のサービスを導入する場合、業務中に電話の対応にかかる負担や時間、人件費などのコスト面でもメリットがあります。電話代行会社によってサービス内容が違うので、デメリットや利用料金などもよく検討して導入するとよいでしょう。