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不動産業界の企業が電話代行会社を利用するメリットと活用事例

公開日:2019/12/15  最終更新日:2019/12/02
    


電話代行は、社員が出払っている時や営業時間外などに会社あてにかかってきた電話を代行会社に転送し、代理応答してもらえるサービスです。会社の規模や業態などによってさまざまな使い方ができますが、中でも不動産関連の企業においては、利用することで大きなメリットが得られます。仲介業だけでなく、管理業でも業務の効率化に役立ちます。

電話代行を利用することで得られるメリット

不動産業界において電話代行サービスの利用価値が高い理由は、何と言ってもこの業界が「足で稼ぐ」仕事をメインにしているからです。もちろん他の業種と同じように社内のデスクワークなどもあるにはありますが、土地や建物といった特殊な商品を扱っている関係上、仕事をする場所はもっぱら会社の外にあります。

現地の調査・工事の監督・顧客の案内など、外に出なければこなすことのできない仕事が中心となっています。このような仕事の性格ゆえ、不動産関連企業では社内に誰もいない時間帯というものが発生します。

そこへ大事な電話がかかって来ると、ビジネスチャンスを逃がすことになります。しかし電話代行サービスを利用すれば、会社の代表電話を不在転送にしておくことで、電話代行会社のオペレーターが代理応答してくれます。つまり電話代行会社が電話番をしてくれるわけです。その結果、限られた人材を中心業務、すなわち利益を直接生む仕事に投入できるようになります。

不動産業界における活用例 その1

不動産業界において想定される電話代行サービスの活用例としては、まずは仲介業があります。仲介業とは言うまでもなく土地や建物のオーナーから依頼を受け、買い手や借り手を探す仕事ですが、とにかく外へ出る機会が多い仕事です。

仲介依頼があれば物件を調査する必要がありますし、買い手や借り手候補が現れた時は現地に同行して案内役を務めます。その他、法務局に赴いて登記簿を閲覧したりすることもあります。

こうして外へ出ている間に別の顧客から電話がかかってきても、電話代行会社に対応してもらえばメッセージを記録しておいてくれるので、会社に戻ってからすぐに折り返し連絡することができます。出先からメッセージを確認し、電話のあった顧客の許へ直行するといった対応も可能です。

不在時対応以外にも、電話代行の活用法はあります。たとえば新築マンションを売り出す際などは発売直後に問い合わせの電話が集中することがありますが、社内のスタッフでは対応しきれない数の電話がかかってきそうな時に依頼することで、電話代行会社を一種のテレフォンセンターとして活用することができます。

不動産業界における活用例 その2

不動産業界において電話代行を活用すると高いメリットが得られるもう1つの例としては、管理業を挙げることができます。不動産管理業ではオフィスビルやマンションなどに管理スタッフを配置し、物件の清掃や点検、トラブル処理などを行いますが、こちらも仲介業と同様、スタッフが自席にいない時間帯が多い仕事です。

巡回点検や修繕工事の立会いなどで不在の時、電話代行サービスを利用すると入居者や出入業者などから電話がかかってきた時に用件を聞いておいてもらえます。

さらに大きなメリットとなるのは、時間外の対応です。水漏れや停電、設備の故障など、暮らしに関するトラブルはいつ起こるかわかりません。

また、オフィスなどにおいても深夜に警報装置が作動した、などの場合は管理会社が対応しなければなりません。 こうしたケースに備えて電話代行会社と契約し、警備会社や修理会社などの緊急連絡先をあらかじめ登録しておけば、トラブル発生時に管理スタッフが不在でも迅速に対応することができます。

 

電話代行会社は定例的なサービスのみを取り扱うところもあれば、ニーズに応じてサービス内容を柔軟に調整できるところもあります。それぞれの業態に合ったサービスを提供してもらえば、利用するメリットはますます大きくなります。