大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

電話代行サービスで問い合わせの取りこぼしを防ごう!

公開日:2020/07/15  最終更新日:2020/07/10
    

顧客や取引先からの電話には毎回出られるわけではありません。他の業務をしていたり会議中などであれば電話を携帯へ転送することになります。しかし、場合によっては取引にかかわる大事な電話である可能性もあります。電話に出られなければ企業の信用度にかかわってくるのです。

企業の信頼度アップに繋がる

会社に問い合わせているのに携帯電話に転送されるケースがあります。これは特に初めて電話する人にも不安に感じます。仮に一人や少人数で事業をしている場合も同様です。不在にするときもあると顧客が分かっていても、それが複数回続けば長い付き合いの方も離れていきます。ビジネスはすぐに応えられるスピードが求められます。

もし電話の内容がサービスの問い合わせであれば顧客の信頼度が下がります。取引相手だった場合は競合の会社に問い合わせることでしょう。電話代行サービスを利用することで大事な案件の取りこぼしを防ぐことができるのです。迅速な対応で問い合わせに応えるので連絡がとれない顧客のイライラをなくします。

また、事務員を雇うよりもコストが削減されるのもメリットです。電話対応をおこなうには専用の事務員を雇う必要がありますが、アルバイトでもコストはかかります。月々の給料だけでなく福利厚生費や求人広告費などを含めると一人でも結構な負担になります。

電話代行なら特別な研修や教育を受けており、どんな状況にも対応します。代わりに応対してくれる分、自分自身は急ぎの業務や目の前のお客様とスムーズに取引できます。用件は携帯からメールに繋いだり内線のように繋ぐことも可能です。自分自身のニーズに合わせた方法で報告してもらえるので効率的です。

導入したほうが良いケースがある

電話代行を導入すべきケースはいくつかあります。最近では従来とは違った形態のベンチャー企業が増えています。しかし、企業の規模は大きいほうが印象が良い点は変わっていません。固定電話を持たず携帯電話だけを持っている企業が敬遠されるケースもあるのです。そんなときは電話代行の番号貸し出しサービスが便利です。

また、天井が開いているタイプのレンタルオフィスやコワーキングスペースは電話しづらい環境にあります。電話がかかるたびに移動するのは手間なので代行サービスに任せると良いでしょう。

to C(一般消費者)向けに仕事をしている方もおすすめです。消費者は分からない点があればすぐに問い合わせる傾向があります。to C向けのサービスをされている企業は電話がかかりやすいので導入を検討してみてください。

簡単な審査ですぐに利用開始できる

電話代行会社によって多少違いますが申し込み方法はかねがね同じです。まずはいくつかの代行会社を比較して企業のニーズに合った会社を選びましょう。気に入った会社が見つかれば問い合わせて申し込みます。フリーダイアルがあるので、オペレーターの対応を把握しておくと会社のサービスの質も分かります。

次に実際に代行会社に訪問し、担当者の方にサービスの説明をしてもらいます。企業に会ったプランも提案してくれるので会社概要の資料などを持っていくと役に立ちます。納得いくプランがあれば契約をします。契約には登記簿謄本などの書類が必要になる場合があるので事前に用意しておきましょう。

審査はありますが書類のみで面談はないので安心してください。契約したらオペレーターの研修をおこないます。サービス内容や問い合わせ時の切り返しなどをすり合わせましょう。ロープレ研修をおこなって代行の準備をしていきます。転送先の電話番号に登録して、自分自身の番号から代行会社へ電話をかけます。問題がなければすぐにでも代行開始となります。

 

インターネットが普及した現在でも大事な電話を取り次ぐ機会はまだまだあるものです。顧客からの緊急の電話やクレームなど重要度の高い電話の可能性もあります。人と人同士がコミュニケーションをとる電話対応は顧客に与える印象に大きな影響を与えます。

取引先や顧客への信頼度を上げるためにも電話代行を利用することで取りこぼしを防ぐことができます。自社への信頼だけでなく人件費の面でも優れているのでぜひ導入を考えてください。