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弁護士・法律事務所で電話代行サービスを利用するメリット

公開日:2021/08/15  最終更新日:2021/07/28
    


弁護士・法律事務所で働く人にとって、お客様との信頼関係は最も大切なものであるといえます。何か相談事があるお客様は、まず電話での問い合わせをすることが多いですよね。この電話の対応こそが、事務所の印象を決める大切なポイントとなります。今回は、弁護士・法律事務所で電話代行サービスを利用するメリットについて解説します。

電話代行なら信頼を勝ち取れる

法律事務所に問い合わせがあるお客様から電話がかかってきたとき、その電話対応の雰囲気で事務所の第一印象が決まります。ここで対応を間違ってしまうと「本当にこの事務所にお願いして大丈夫かな?」とお客様が不信感を抱いてしまうことも。

電話代行のオペレーターは、厳しい研修を受けた電話対応のプロであり、緊張しながら電話をくださるお客様にも「親身になって聞いてくれた」「この事務所なら任せられる」と安心感・信頼感を与える対応が可能です。法律事務所で引き受ける業務の中には、人の人生を左右するような内容のものも多いでしょう。だからこそ、入り口の電話対応の時点でよい印象を与えることが、お客様からの信頼を勝ち取る大切なポイントとなります。

また、事務所にいる従業員の人数が少なく外出していることが多かったり、他のお客様の対応をしている間に電話を取りこぼしたりしてしまうと、「あの事務所はなかなか電話がつながらない」と思われてしまい、お客様が相談するきっかけを失ってしまいます。電話代行サービスを利用すれば電話を取りこぼす心配がなくなるので「いつでも電話がつながる」という安心感を持ってもらえます。

優先順位を考えて対応できる

問い合わせの電話をすべてスタッフで受けていると、今優先するべき事柄が埋もれてしまったり、後回しになったりしてしまう可能性があります。また、電話のコール音に焦りながら作業を進めてしまうと、思わぬミスにつながることも。

電話代行を利用することで、一度オペレーターが受け付けたあと折り返しの状態でスタッフから報告が来るため、優先すべきことを終わらせてから順次対応することが可能となります。電話対応によって業務の手を止めることもなくなり、作業効率が上がることで案件をスムーズに進められるようになりますね。集中して作業し効率性を上げることは、大きな生産性につながります。

コスパがよい

電話対応のために新しく受付係を雇うのに比べて、電話代行を導入する方がコストパフォーマンスがよいのも大きなメリットです。法律事務所では法律に関わる専門的な案件を取り扱うため一般事務とは異なった部分も多く、新しく受付係を雇ったとしても、電話対応に慣れるまでは業務に支障をきたしてしまう恐れもあります。

不慣れな対応に不安を感じるお客様もいるかもしれません。電話内容をしっかりと理解し、その上で丁寧・親切な対応をするスキルを身に付けてもらうには、その育成にかかる時間や費用などの事務所側の負担がとても大きいです。

先述の通り、電話代行のオペレーターは厳しい研修を経て鍛えられた電話対応のプロです。お客様を安心させる落ち着いた対応はもちろんですが、事務所側から指示があれば細かい対応方法の要望にも応えてもらえます。

 

弁護士・法律事務所にはさまざまな電話連絡が入ってきます。丁寧・親切な対応はもちろん、内容を正確に把握して受付をするスキルをもったオペレーターは、お客様からの信頼を勝ち取る強い味方となってくれるでしょう。自分たちの作業の手を止めることなく受付ができるのも嬉しいポイントですね。弁護士・法律事務所の関係者で人手不足に悩んでいる人は、ぜひ電話代行サービスの導入を検討してみてください。