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格安で電話代行サービスを利用しよう!

    

格安で電話代行サービスを利用しよう!

 

電話代行サービスを利用する上ではできるだけ経費を節約したいと考えるのはもっともなことです。
だんだんと格安プランを提供する業者が増えてきていますが、どのようにして選んだら良いのでしょうか。
料金体系についての基本を学んだ上で、適切な選び方をできるようにしましょう。

 

 

電話代行サービスの一般的な料金体系

電話代行サービスを格安で利用したいと考えたときに、単純に当社のサービスは格安と銘打っている業者を選んでしまわないようにしましょう。
正しく料金体系を理解して、最も安く利用できるプランを選び出すことが重要です。
その上で欠かせないのが電話代行サービスの一般的な料金体系を知ることです。

〇料金体系とは
通常は半年以上程度を契約期間として定め、月額料金が設定されています。
それに加えて1コールあたりの価格が設定されているのが通常の料金プランです。
月額料金の中に何コールかの無料利用分が含まれていて、超過すると回数に比例した費用が毎月上乗せされることになります。
多くの業者では平日の昼間にのみ、転送された電話について用件を聞いた上で折り返し電話をすると伝え、電話の用件と連絡先について速やかにメールなどで連絡してもらえるという仕組みになっています。
これよりも良いサービスを受けたいと考えるとオプションを選択することになり、それぞれに月額料金が定められているのが一般的です。

土日祝日に対応、夜間に対応、マニュアルに従ったコールセンター対応といったオプションが典型的になっています。
これらを最初からプランの中に盛り込むことで割引価格で利用できるプランもあります。

★一方、電話代行サービスを利用する上では月額料金や従量制の費用以外にも初期費用がかかる場合があるので注意が必要です。
業者によっては初期費用は無料としているので導入が容易になっています。

 

格安プランを探す上で重要な事前準備

電話代行サービスの格安プランを探す上で重要なのが事前準備です。
どの時間帯にどの程度のコールがあり、どんな対応をしてもらう必要があるのかをまず確認しておく必要があります。
昼間のみの対応で良いのか、夜間も必要なのか、休日の対応も必要なのかによってプランに求められる内容が異なり、料金も必然的に違います。

②また、コール数に応じてプランを選ぶことが重要で、無料コール数が多めに設定されているプランほど1コールあたりのコストは低いのが一般的です。
電話代行サービスを利用する場合には少なくとも一ヶ月か二ヶ月はコール数の集計を行い、どの程度のコール数で契約するのが適切かを確認するのが賢明です。

③これが最低限確認しておくべき点ですが、さらにオプションとして何が必要かについても検討しておくと本当に安く利用できるプランを探し出せるようになります。
標準サービスとオプションに分けられている内容は業者やプランによって異なりますが、電話応対の質を上げるための内容はよくオプションとされているので必要なものがあるかどうかは確認しておきましょう。
代表例としてスケジュール管理、聴取項目の追加、外国語対応、マニュアルの追加です。
必要なものを全て兼ね備えていないと格安で電話代行サービスを依頼しても満足できない可能性があります。
最低限必要なものは全て揃えられるように選定するようにしましょう。

 

将来的なことも考えた業者選びが大切

格安プランを選ぶときには業者の選び方にも注意が必要です。
実際に依頼してみて不満が生じたときにどれだけ柔軟に対応してくれるかは業者によって異なります。
オプションサービスを適宜追加することはできても、削除するには一定期間が経過していないと費用がかかることも珍しくありません。

★また、コール数が想定していた数とはだいぶ異なっていたからプランを変更したいというときにも契約期間が切れていないと違約金などが発生する場合があります。
実際に使ってみないとどんなサービスが揃っていれば十分かはわかりにくいのは確かです。

将来的なことも考えて、要望に対して速やかに応じてくれる業者を選んでおくと安心でしょう。
格安プランの場合には長期契約になっていて変更できない場合もないわけではありません。
細かな規定が見つからないときには、細かくシチュエーションを想定してどのような対応をしてくれるかを業者に聞いてみるのが賢明です。

〇まとめ
格安プランが多くなってきたため、電話代行サービスは利用しやすくなっています。
月額料金とコール数に応じた従量料金を考慮すると共に、必要なオプションサービスも考慮して選定するようにしましょう。
将来的な対応力がある業者を選んでおくと先々まで安心です。