大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

どんな時に役立つ?電話代行サービスを導入すべきシーンとは?

公開日:2021/09/01  最終更新日:2021/10/08
    


電話代行サービスとは、かかってきた電話をオペレーターが一時対応してくれるサービスです。電話代行サービスが気になっていても、実際にどのようなシーンで役立てることができるのかわかっていないと、導入を決めることができません。ここでは、具体的にどのような場面で電話代行サービスを利用すると便利なのかということをまとめています。

仕事の効率をアップさせたい!

電話代行サービスを利用すると、仕事の効率があがるといわれています。それはどうしてなのでしょうか。たとえば、個人事業主の場合、ひとりで行わなければいけない業務がたくさんあります。その中で、メイン業務にかける時間が多いほど、収入に結び付くといえるため、どのように仕事の時間を確保していくかということがとても重要なのです。プライベートも充実させたいと思いますよね。

自分に使える時間を確保するために、電話代行サービスは役立ちます。かかってくる電話を代わりに取ってくれる事務スタッフのような役割を果たしてくれるからです。そのため、本当に重要な電話だけ取り次いでもらえます。電話対応は、時間がかかるもので、集中して作業をしている時はできれば電話に出たくないということもあるでしょう。そのような場合も、電話代行サービスがあることで、作業に集中できるのです。

社員が増えて管理や人件費がかさむとき

電話代行サービスを利用すると、人件費の削減にもつながるといわれています。大企業の場合は、電話を取る担当スタッフがいる場合もありますが、社員の人数が増えてきても、誰が電話を取るか決めていないという会社が多いです。かかってきた電話は、出ることができる人が取る、電話に近い人が取るということがほとんどでしょう。電話がかかってきても、担当者が不在にしていることもあり、折り返しの連絡となってしまうことも多々あります。そうなると、折り返しの電話がなかったというようなトラブルも起きやすいのです。

ここで電話代行サービスを活用すると、担当者に直接連絡が入るようになるので、折り返しの電話をし忘れてしまうことも少なくなります。電話対応専門の部署を作るのもひとつの方法ですが、そうなると人件費がかさみます。人件費を抑えて、電話対応をしっかり行うなら、電話代行サービスは役立つでしょう。

電話代行サービスを使うとゆとりができる

電話代行サービスの利用は、精神的余裕、時間的余裕ももたらしてくれます。1日のうち、企業で受けている電話の本数は、社外・社内を合わせるとかなりたくさんあると思います。それらの対応をしていると、どうしても本来の業務に集中しにくくなってしまうのではないでしょうか。

そして、電話対応ばかりでイライラしてしまうということもあるでしょう。電話代行サービスを利用すると、電話の業務は丸投げできるので、精神的にも時間的にも余裕が生まれ、業務効率化につながり、企業の売上アップにも貢献してくれるはずです。

専門部署を作る必要がある場合

受注センターやコールセンター、カスタマーサポートなど自社で電話対応の専門部署を作らなければいけない場合、最初から作るとなると時間も費用もかかってしまいます。できるだけ早く立ち上げたい、できるだけ費用をおさえて立ち上げたいという場合は、電話代行サービスを利用すると便利です。費用も抑えることができ、プロが対応してくれるので安心です。人材育成や採用などの時間も削減できます。丁寧な対応で、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

 

電話代行サービスの活用法や、活用することでどのようなメリットがあるのか紹介しました。電話代行サービスは、丁寧な対応をしてくれるので、企業の顔として安心して業務を委託できます。自社に合ったサービスを探して導入してみてください。