大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

個人事業主も依頼したい電話代行会社!その理由を紹介

公開日:2021/02/01  最終更新日:2021/01/12
    


電話代行会社という存在をご存じでしょうか。名前そのままの意味で、会社に掛かってくる電話を代わりに取って対応してくれるサービスです。普通に考えると社員が取ればいいのでは、と思うところですが、ここには会社という形態にさまざまな形があるという理由が影響しているのです。とくに個人事業主などは自分一人会社な事が多く、利用価値のあるサービスです。

会社の固定電話の有無は信用に関わる

現在は携帯電話も普及していますし、メールもあります。用件があれば直接いってくればいい、という気持ちも生まれるかも知れませんが、やはり会社に固定電話は必要なのです。自宅で固定電話を置かないところも増えていますが、会社はまだ実際のオフィスに固定電話、FAXが必要なものになっています。

長年運営している会社ほどしっかりと備えているので、新しい会社でもこれから立ち上げるとしたら設置しなければならないと思ってしまうからです。電話は携帯電話でも用件は伝えられますが、公的な連絡や地域からのアクセスなど、必要になるシーンは存在します。

気にする人も多い部分では名刺に固定電話の番号が書かれておらず、携帯電話の番号だけが書かれているとかなり信用が落ちてしまいます。少なくとも規模の小さい会社なんだなという判断を相手にされてしまうため、それだけの意味でも事務所に固定電話を置く価値があるほどです。しかし一人しかおらず会社にいなければ電話は取れません。そういった時に利用されるのが電話代行会社です。

電話番にアルバイトを雇うよりは電話代行会社を利用する

個人事業主のビジネスを考えてみましょう。基本的に自分一人で行う事業のため、事務所は借りたとしても作業も営業もお金のやり取りもすべて自分でやらなければなりません。必然的に外出する機会が増え、事務所は無人になる事が多いのです。

しかし事務所があり、固定電話を引いている以上いつも電話に出ない環境はよくありません。こういった環境は士業でも発生しやすく、多くの場合は電話番のアルバイトを雇っていたりします。かといってそれだけのために人を雇うのもコストが掛かりますし、教育しなければ専門的な応対はできません。

ならば電話対応だけでもプロの技術を持っている電話代行会社に委託してしまえばいいのです。どうせ取引中の相手からは携帯電話に連絡は来ますし、メールもチャットも使えるのです。個人事業主など小規模の会社で電話代行会社を使っているところは多いため、違和感なく受け止められます。そして該当の電話対応はしっかりとプロの技術で行ってくれるのです。

業種に詳しいスタッフがいると安心

電話代行会社の対応は基本的には取り次ぎ対応になります。その会社の詳細までを共有しておいて答えられる様にしているものではありません。取引先から連絡があった場合、取り次いだり内容を聞いて連絡したり、あるいは携帯電話の番号を教えてかけ直したりしてもらうやり方です。

しかし何でもかんでもそういったものではなく、その業務の簡単な質問には回答できるに越した事はありません。そのため、スタッフによってその業種に強かったり弱かったりがあるのです。たとえば個人事業主でネットショップを運営していたとしたら、ネットショップの簡単な質問には答えを出せる必要があるのです。

「いつ入荷しますか?」といったものや「いつまでに届きますか?」といったありがちな質問には、あらかじめ情報を確認しておき、その場で答えられるようにしておくべきでしょう。委託する側もそれを考えた方がいいですが、サービス会社の方でも引き受ける際にそういった簡単な質問はピックアップしておいてくれると安心なのです。

 

どうしても必要な部分でありつつ、スタッフを雇うほどでもないという業務は多数あります。電話代行会社はその中でもよく使われているサービスといえるでしょう。たくさんのサービスが出ているため、自社に適応したところを探して委託しましょう。