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電話代行会社で気になる個人情報の取り扱い

公開日:2021/04/01  最終更新日:2021/03/03
    


電話の受付業務はコストがかかるもので、そのために人を雇うというのは事業規模が大きくなければ難しいところです。一方で小口のニーズに応えるために電話の受付業務を行っているのは電話代行会社で、それらを利用することでコストを削減し電話の受付業務もスムーズに行うことができます。しかし利用する際には個人情報など注意すべき点が多くあるものです。

電話代行会社が行なっている業務の内容は

ひとつに電話代行会社といっても様々な種類があり、それぞれに業務の範囲も変わってくるのです。小規模なものであれば個人事業主向けの電話の受付係りといったものが多く見られ、大規模なものになれば通信販売のオペレーターやお客様相談窓口などがあります。

基本的には利用者のニーズに基づいて電話の対応をするというもので、オペレーターの役割はかかってきた電話に対してその内容を理解し行動を起こすというものです。通常の受付的なものであれば、利用者に対して電話を繋ぐといったものや、電話に出ることができなければその旨を伝えて必要に応じて伝言を承ると言ったものが考えられます。

通信販売の場合には商品の手配などを行やお客様相談などでは問題を解決するためのアドバイスを行うことになりますが、いずれにしても電話代行会社を利用した場合には個人情報が絡んでくるものです。 このため電話代行会社を利用する時には、個人情報の取り扱いについて注意しなければなりません。

電話代行会社を利用するときのポイントはオペレーターの質

電話代行会社といっても様々な会社があり小さなところもあれば大きなところもあるのでその選択肢は豊富ですが、小さなところであれば個人事業として始めることができるようなものですから、その質が大きく左右されていきます。

一定の規模のある会社であればオペレーターの研修なども積極的に行っているもので、また一人のオペレーターが対応するのではなくチーフオペレーターによるバックアップを受けることができるので、より難易度の高い電話の受付というものを行うことが可能です。

一方で電話がかかってきた場合にはそれらを情報として整理して依頼主に渡すことになりますがこの時に必ずつきまとってくるのは個人情報で、それらが適切に処理されることが欠かせない要素となってきます。

その内容によっては外部に流出すると大きな問題になるというケースも珍しくはありませんから、これらの取り扱いについて十分に理解している事や、流出を防止するための仕組みが構築されている電話代行会社を選ぶのが絶対です。

電話代行会社で取り扱う個人情報

電話代行会社で取り扱われる個人情報は、お客様の情報が中心となるものです。またその仕事と内容として記録し依頼主に報告するというものですからデータとして起こされるので、流出のリスクというものは高いものと言えます。

一つにはプリントアウトできないようにし、データの閲覧もセキュリティを高めて他人が見られないようにするなどの工夫は欠かせない要素ですし、またオペレーターの法令に対する知識も不可欠になるものです。 基本的には住所や氏名、電話番号などといったものですが、相談内容を他に知られたくないような重要な情報もありますし、通信販売などでクレジットカードなどを利用する場合にはその情報も流出しないようにしなければなりません。

一定規模の電話代行会社の多くは、これらセキュリティに対して真面目に取り組んでいるもので問題が発生しないような仕組みを導入しています。利用をする場合には、個人情報の扱いについて充分に効果を得られる電話代行会社を利用しなければなりません。

 

電話代行会社を利用する以上は、個人情報の取り扱いについて十分な配慮がなされているところでないと無用なトラブルに巻き込まれるリスクがあります。利用する側にとっても、そのセキュリティに対して十分な理解が必要となるものです。