大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

知らない人は損している電話代行会社の活用方法

公開日:2020/09/01  最終更新日:2020/09/14
    

電話代行を活用することで、重要な電話をいつでも受け取れます。複数の電話も転送して対応できるのでお話し中にならず、急ぎの用件を確実に受け取れます。大事なビジネスチャンスをつかめるので信頼にもつながります。このようにさまざまなメリットがあるのです。

大事な仕事の時間を有効に使える

大事な商談や営業中のときに電話がかかってくることはよくあることです。また、少ない人材で運営している企業は電話応対により人手を割かれてしまい、いつかかってくるのかわからない電話に人件費をかけているデメリットは大きいといえます。電話するたびに作業の手を止めるのは時間の無駄になり、商談中などに話を中断させる必要があります。しかし、電話代行会社を利用すれば作業を中断せずに時間を有効に使えます

車内で電話対応すると機会損失のリスクを背負ってしまいます。営業時間外では社内電話を留守番電話にすることが多いでしょう。営業中で席を離れているなら他の人が受け取り、戻ってきたら伝言を渡すことになります。お互いすれ違いのようになってしまうので、都合が悪ければ折り返しの連絡が遅くなってしまうケースもあります。これで重要な契約やオファーが流れてしまえばかなりの痛手になります。

重要な電話を逃さないためには、電話代行会社を利用してアウトソーシングすることが効果的です。契約の際に稼働時間が選べるので、24時間受付とすることも営業時間だけ依頼することもできます。これなら重要な電話に出ることができないリスクを防ぐことが可能です。

また、電話代行サービスを利用すればコストの削減も行えます。電話対応するスタッフを募集すると、求人広告費がかかります。さらに実際に雇用すると給与だけでなく交通費や社会保険などの人件費がどうしてもかかります。きちんと応対するにはある程度教育も必要ですし、企業に長く勤めてくれるとは限りません。

電話代行サービスなら通常より費用の負担を少なくすることが可能です。外部スタッフは電話応対の教育を受けたプロなので、時間を割く必要がなく雇用リスクも減らせます。

電話は大事な内容もありますがかかってくるまで内容がわかりません。急いで出たら営業電話だったので時間の無駄になることもあります。電話代行なら内容や重要度に応じて転送してくれます。たとえば急ぎの案件は携帯電話に転送を頼む、通常の内容はメールなどと受付内容に応じて対応します。

他にも商品説明など窓口業務としての活用方法もあります。電話代行会社では商品・サービスの説明などの問い合わせにも対応します。専門的な分野も対応していれば自社の窓口業務を任せることも可能です。

まるごとアウトソーシングできる

提供しているサービスはさまざまですが、多くの会社は対応業務全般を一つのパッケージとしています。企業の品質改善やスタッフ教育などがあらゆる業務が含まれます。そのため、自社で電話対応スタッフを雇うことで発生するコストを負う必要をなくせます。契約するサービス内容が自社の希望と合致していたら、時間や経費などでかなりのコスト削減が期待できるでしょう。

外部の会社にアウトソーシングするのは便利ですが注意点もあります。社員や取引に関する情報を知られますし、場合によっては財務状況などの機密情報を知られてしまいます。情報を渡さずにアウトソーシングすることは不可能です。契約の際は情報管理規定を設けて徹底させましょう。責任者や責任範囲も明確に定め、そして代行サービスの管理や監視体制も整えておきます

追加料金が余分にかからないよう注意

電話代行会社でかかる料金は「定額制」と「成果報酬制」の2種類にわかれます。定額制はひと月で受ける定められたコール数までなら一定額でサービスを利用できます。成果報酬制ではワンコールでかかる金額と受けたコール数で変動します。

定額制で追加料金には注意が必要です。上限を超えたコール数を受けるとワンコールのたびに追加料金が発生します。価格は会社ごとに差がありますが、成果報酬制のワンコールよりも20~50%上乗せされています。上限コール数を超えてもスタッフは対応します。後でオーバーした分の追加料金で予算を超えてしまわないよう注意してください。

 

取引先や顧客からの大事な電話はいつかかってくるかはわかりません。重要度の高い用件の電話を取りこぼせばビジネスチャンスも逃すことになります。そのため電話代行会社に外部委託するメリットは大きいでしょう。ネットが普及してあらゆることがオンライン化しても電話応対は大きな影響を与えます。

電話代行会社を利用することで売上が増えるわけではありません。しかし、自社の業務や広告活動の取りこぼしを減らし、顧客への安心感を与えるので自社への信頼にもつながります。電話対応の人件費や教育コストなどを落としつつ、大切なビジネスチャンスを逃すことがない電話代行会社のサービスは、人材不足といわれる世の中で必須になっていくのではないでしょうか。これを機に、ぜひ導入を検討してみてください。