大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

電話代行サービスの仕組みとは?

公開日:2019/02/15  最終更新日:2019/01/11
    

電話代行サービスは、依頼者のオフィスへかかる電話を業者へオートマティックに転送し、オペレーターが対応する仕組みのサービスです。

会社を興したばかりの会社の経営者や、少ない人数で運営している小さい企業にとって、相当利用価値の高いサービスになります。

留守番に特化した人材を雇い入れることなく、オフィスへかかる新しい取引先からの電話に対応できます。

 

多様なサービスも含まれています

電話代行といっても、秘書代行とも言われてきました。

スケジュール管理も行い、ただ単に電話ではなくてマネージャーを務める場合もあります。

自明のことですが、スケジュールが重なったケースでは調整が要ります。

さらに、苦情なども考えられます。

他にも、電話がかかることに対し応じるだけではなくて、自身が電話をかける業務内容も存在します。

以上のように単なる電話対応と考えるかもしれませんが、外国語対応であるとか特殊なサービスもあり多様化しています。

 

基本的なシステムのメカニズムについて

基本的には、クライアントサイドからの電話を代行サービス会社へ転送し代行してオペレーターが対処します。

クライアントの名前や問い合わせ先、用件を承ってmailや携帯にて連絡を入れてくれるサービスになります。

外出時には、自分の会社の電話のボタンによって容易に転送の設定をすることができ、留守している間に事務所にきた電話は、自動的に代行オペレーターに直結します。

事務所の不在時、商談中といった電話を代行して対応することで、新しいクライアントを逃さず、加えて既存のクライアントへは電話が繋がらないといったストレスを解消できます。

あらためていうまでもなく、電話のあるなしを気にすることなくビジネスに対して集中できます。

 

実際に実施される業務内容の特徴

実際の業務として、まずオフィスの電話に対応してもらうことになります。

事務所不在、商談している間などに、代行会社へと転送し、事務員という形でオペレーターが対処します。

電話転送に関しては、電話会社の転送機能を活用して電話機を利用することによって手間なく操作することができます。

事務員がいるケースと同様に、クライアントや取引相手に対して安心感を与えることができます。

また、広告、或いは求人、さらに商品問い合わせ等の受け付け窓口として応対してもらうことができます。

一般的に見て、受注代行、コールセンター代行などといわれています。

電話番号を別途備え、通信販売の問い合わせ、求人受け付け窓口、相談窓口等を従業員としてオペレーターが対処します。

電話番号に関しては自分の会社で取得し、代行会社へと転送、或いは代行会社によって準備してもらった電話番号を使います。

設備投資、或いはスタッフ教育それから、管理等の負荷がなくコールセンターを開設できます。

 

電話代行と言いますのは、会社の代わりに電話応対を実施してくれるサービスで秘書代行や秘書電話代行ともいわれています。

会社にくる電話は、社員が対応することが標準的ですが、社員が留守になっているケースや、営業時間外の電話は出られません。

そうした理由で電話に出られないケースでは、電話機を留守番電話にし、戻った後に電話をかけ返す手法があります。

しかしながら急ぎの案件とか、商談など、中には大切な用件が入っていることもあり、クレームが起きたり、大切な契約の取り交わしが白紙になったなどさまざまなトラブルへと至る話も聞かれています。

そのため、出ることが出来ない本人や会社の社員の代わりに、オペレーターが話を聞くサービスが電話代行であり、電話内容を実務担当者へメールや電話で連絡します。

プロフェショナルのオペレーターが取り組んでくれますので、言うなれば自分の会社の事務員が担当している様な安心感があります。