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電話代行会社を委託する際の流れ

公開日:2021/05/01  最終更新日:2021/03/03
    


電話代行会社に委託したいと考えているのであれば、まずは委託するときの流れを知っておくことが大切だと言えます。流れを知らなければ利用したいタイミングまでに契約が締結できない、必要な書類を用意し忘れて二度手間になってしまうようなケースもあるので、具体的な流れについて問い合わせをする前に理解しておきましょう。

まずは電話や申し込みフォームから申し込みを行う

まずは電話代行会社に直接電話したり、公式ホームページに用意されている専用フォームから申し込みを行う必要があります。希望に合ったプランを提案してもらったり利用料金やサービスの特徴を紹介してもらったりすることもできるので、心配ごとを解消した上で申し込みを行うことができるので安心です。

この際には具体的な流れについて説明されることが多く、会社ごとに独自の手続きやステップが用意されているケースもあるので、しっかりと確認しておく必要があります。公式ホームページに記載されているプランから選べるケースもありますが、自社に応じたプランをつくってもらえるケースも多いです。

場合によっては後日プランや見積もりが提示されるケースもあり、それと同時に正式な申込書が送られてくることもあります。電話だけで契約が完了することは基本的にないので、具体的な内容が決まったら受け取った申込書を記入しなければならないことを知っておきましょう。

必要書類を提出して専用電話番号を開設する

見積もり書と申請書類を受け取ったのであれば、必要事項を記入してメールやFAX、郵送などで返送しなければなりません。利用するサービスによって提出書類は異なりますが、代表取締役の本人確認書類が必須であることが多いです。運転免許証や健康保険被保険者証のコピー、登記簿謄本のコピーが必須となるケースも多いので、確実に提出するようにしてください。

必要なものを送付していなければ送り直しになるはずなので、二度手間にならないようにするためにも必要なものは事前にきちんと確認し、しっかりと送付します。不備がないかどうかの審査が行われた後は、審査通過から数日以内で専用の電話番号を開設してもらうことができるでしょう。

電話番号の開設を行った後には転送やシステムの動作確認、メールの送信テストなどを実施し、問題がないかどうかのチェックを行うケースが多いです。ここまで終了したら、あとは最終的な手続きを済ませるだけだと言えます。

最終確認が済んでから転送設定と利用が開始できる

専用電話番号の開設が終わった後に、電話代行会社から契約についての最終確認書類及び契約書が送られてきます。詳細な内容を確認してから契約書に同意を行い、これを電話代行会社に送付し、相手が受け取ればサービスの利用を開始することができるでしょう。

専用電話番号に転送設定を行い、指定した日にちから電話代行会社の利用をスタートすることができます。事前に対応方法をまとめたマニュアルを電話代行会社に送る場合は、利用開始直前に行うことが多いので、それまでにマニュアルを用意しておく必要があることを知っておかなければなりません。

開始までに作成しておくことを忘れてしまう企業も少なくないですが、これを渡しておかなければ期待するような対応が得られない可能性もあるので、転送スタート日までに対応内容をまとめたマニュアルが送付できるようにしておくことが大切です。このような流れを経て、電話代行会社に委託することができるでしょう。

 

電話代行会社を利用する流れはとても分かりやすいものですが、具体的な流れを知らなければ申し込むときに焦ったり、大切なことを忘れてしまったりする可能性があります。多くのサービスはこういった手続きの流れなので、委託を申し込む前に確認しておくと良いです。