大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

少人数で起業したけど電話対応が大変で業務に支障が出るという話は少なくありません。そんなときに重宝するのはプロ集団が電話対応をしてくれる電話代行会社です。

ここでは電話代行会社の特徴や利用したい状況、信頼できる会社の探し方などについて説明しています。面倒な電話対応はプロに依頼し、業務のスリム化を目指しましょう。

少人数で起業したときに発生しやすい問題点は？

少人数で起業をすると、最初は戸惑うことがたくさん出てくるものです。初めての起業だと悩みが多いのは当然で、特に困るのは電話応対という話が多いです。

カスタマーセンターを設置するのは金銭的に大変ですし、事務員さんを雇用するのも小さな会社にとって簡単ではありません。お客様からのクレームは商品やサービスの品質改善に役立ちますが、一方で企業の時間や資産などのリソースが奪われてしまいます。

こうした問題を解決してくれるのが今話題の電話代行会社です。少人数の職場だと一人で複数業務を兼任するケースが多くなりますし、多忙になると今いる人員だけで仕事を回すのが困難になる可能性もあります。

締め切り前などの忙しい状況ですと、電話対応に多くの時間を費やせない問題も出てくるでしょう。また電話応対自体に慣れていない人だと、誤った対応によりお客様を怒らせてしまうケースも見受けられます。こうした悩みを一括で解決してくれるのが電話代行会社です。

電話代行会社はどんな人が対応してくれる？

実際に自身で電話対応をしてみると、その難しさに驚くかもしれません。友達や知人と会話するのとは訳が違い、言葉遣いで悩んでしまうことは多いはずです。

クレームを入れてくるお客様は機嫌が悪いことが多いため、親切丁寧に対処しなければいけません。言い訳などしようものなら逆上されてしまう可能性もあります。

電話代行会社に依頼をすれば、丁寧かつスピーディーに対応してくれます。相手を怒らせずに問題解決をするプロですから、料金以上の費用対効果を発揮してくれるでしょう。

お客様の悩みによって対応を変えるのは当たり前ですが、さらにお客様の性格なども踏まえて対処するのが得策です。しかしこれは簡単なことではなく、実際に体験した人は電話応対の難しさと奥深さに驚かれます。

また対応に問題があると未来のリピーターさんを逃してしまう可能性もあります。きちんと対処すれば次回も商品を購入してくれるお客様を逃してしまうのは、会社にとって大きな損失でしょう。

信頼できる電話代行会社の特徴とは？

巷にはたくさんの電話代行会社が存在していますが、もちろん会社によってサービスが違ってきます。マナー講座や秘書検定などを突破したプロが対応している会社なら信頼性は高いでしょう。

優良な電話代行会社は社員に徹底した指導教育を行っているのでサービスにバラつきがありません。これは非常に重要なポイントで、クレーム対応から発生するトラブルを回避するために大切です。

電話応対のプロはクレーム対応に慣れていますので、冷静になって対応してくれるでしょう。自分で電話応対をするとなると、どのように話せばいいのかわからずに頭が真っ白になってしまう人が多いです。特に相手が怒っているときは緊張してしまい、言葉に詰まるという人は少なくありません。

言葉遣いというのは非常に難しいもので、時と場合に応じて変えていく必要があります。電話応対のプロはお客様が怒っている理由を読み取ったうえで、話をじっくり聞きながら対応していきます。まずはお客様の話をよく聞くことが、怒りを鎮めるために一番大切なことです。

電話代行会社を上手に活用すれば、少人数での起業を効率化してくれます。電話応対は非常に難易度が高くて繊細な業務ですから、その道のプロにまかせるのが得策です。プロはお客様の目的を明確に読み取って適切な対応をしてくれます。