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士業も利用する電話代行会社!その特徴と理由

公開日:2021/01/15  最終更新日:2021/01/12
    


士業従事者は、日々の業務の中で「新規の電話問い合わせに対応できないときがある」、「電話問い合わせが増えてきて他の業務に集中できない」、「事務員を雇いたいけどコストがかかる」などの悩みを抱えているようです。そのようなときは、士業専門の電話代行会社に依頼してみましょう。ここでは電話代行会社の特徴とメリットを紹介します。

士業専門電話代行会社の特徴とメリット

法律事務所や弁護士法人の場合、依頼者や代理人、法務局、裁判所などからさまざまな種類の電話がかかってきます。その際には、法曹界特有の表現や言葉をある程度理解しておかないとスムーズな電話対応ができず、相手に不信感を与えかねません。

士業専門の電話代行会社では、そのような問題が起こらないように用語研修などを行い、事務員と遜色ないくらいの電話対応を実践しています。さらには、士業の従事者のスケジュールを把握した上での電話対応や法律相談料の案内、相談者との面談日時調整などにも柔軟に対応することが可能です。

そのため、利用する上でさまざまなメリットが生まれるでしょう。また、士業専門電話代行会社の中には、弁護士法人向けに24時間体制のコールセンターサービスを提供しているところもあるようです。相談者や依頼者から寄せられるさまざまな問い合わせに対して適切に対応できるので、受任件数の増加につなげていけるでしょう。

士業専門の電話代行会社が選ばれる理由

士業専門の電話代行会社は実績豊富なところが多く、さまざまな業界のクライアントをサポートしてきた経験豊富なスタッフが対応しています。そのため、士業従事者からも信頼されているようです。中にはオペレーターのチーム制を導入している会社もあり、8~12人が1チームとなってコールセンターを担当しています。

チームの責任者が通話内容を随時チェックし、オペレーターの研修や査定を行いながら日々品質の向上に努めているので、理想的なフォロー体制が整っているといえるでしょう。初期費用がかからないことはもちろん、受けた入電内容を担当者に報告するサービスも含まれています。

また、報告不要なセールス電話や間違い電話などはコール数に計上されないため、リーズナブルな費用も選ばれる理由でしょう。他にも電話対応時の操作性や情報の視認性をはじめ、報告時の手順簡略化で時間短縮を実現しています。電話着信データ分析による無駄のないオペレーター配置など、リーズナブルにサービスを提供できるさまざまな工夫をしているのです。

司法書士事務所・行政書士事務所が利用するメリット

債務整理や遺産相続、商業登記、不動産登記に関連することなど、司法書士事務所・行政書士事務所にかかってくる電話はさまざまです。その中で重要となってくるのは、相手方に不信感を与えないスムーズな電話対応でしょう。

とくに債務整理や遺産相続などのデリケートな問題を抱えるクライアントは不安な気持ちを抱えており、顧客に対してスムーズな電話対応ができないと、より一層の不安を与えかねません。士業専門の電話代行会社であれば、法律用語に精通したオペレーターが相談内容に応じたヒアリングはもちろん、必要に応じて費用面の案内や無料相談会を実施しています。

そのため、さまざまな悩みを安心して相談できるスムーズな電話対応が期待できるでしょう。電話受付システムの継続的な改良による対応時間短縮やデータにもとづいた無駄のないシフト制による人件費削減など、リーズナブルな価格でサービスが利用できる点も大きなメリットといえます。

 

一般的に士業専門の電話代行会社は、サービス内容やオペレーターの体制によって料金が異なってきます。業界や規模に合った会社を選び、サービス内容と料金のバランスを取れる点が、士業従事者から信頼されている大きな理由といえるでしょう。