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電話代行の契約から開始までにかかる日数とは?

    

契約から開始までの日数

新規事業を立ち上げた方や繁忙期でどうしても電話対応まで処理しきれない、といったお悩みの方に電話代行サービスは支持されています。最近の電話代行サービスは進化し続けています。色々なオプションも用意されるようになり、間接部門の経費削減にも一役買っています。そこで電話代行サービスは契約から開始までどの程度かかるのかを調べてみました。今後利用することを検討している方は参考にしてください。

 

 

最近主流のインターネット経由の申し込み

最近では間接部門のアウトソーシングサービスが進んでいます。小規模スタートした会社では、経理や事務、そして電話代行までアウトソース化しています。もちろん大企業であればそれは不可能ですが、それでも会社の規模に応じてこのようなアウトソース化が進んでいます。中でも秘書サービスが付いた電話代行サービスは、インターネットなどでも申し込むとパッケージで展開されて、最短で3日程度で利用できるものもあります。ただしこれには裏があり、最初に本人確認書類や法人の印鑑証明書などを用意しておく必要があります。たとえ3日後に利用開始できたとしても、稼働してから色々フォローすることがあるはずです。顧客対応のマニュアルが業種によってもそんなに早く出来上がるとは限りません(もちろん代行会社によってマニュアルが用意されています)。しかし急いでいれば最短3日程度で利用可能なところが増えています。

通常の申し込みから契約~開始までは何日かかるか

多くの電話代行サービス会社に対して、まずは問い合わせか電話申し込み(FAX)かWEB申し込みをします。そのあと営業から連絡があり、どのようなサービスを受けたいかの確認が必ずあります。その際確認されるのが、利用期間・時間・業種・電話対応の詳細内容・メール対応・電話番号貸し出しの有無・オプションの有無などです。これらは主にインターネット上でも申し込むことが可能ですが、大抵は直接ニーズを聞くことが多いようです。

そしてプランの確認や支払い口座、契約締結の後に本稼働となりますが、ここはその会社の規模や業種によっても稼働日が変わります。実際に多くのマニュアルを作っている電話代行会社でも、実務レベルに対応できる電話代行をオペレーターに教育する期間が必要になった場合、契約してすぐという訳にはいかない場合もあるからです。いくら専門のスタッフといっても、知らない内容に対応するスキルを持っているとは限りません。そこで稼働させるまでには依頼する側も多少の余裕を持って依頼したほうが、事故やミスが減ります。

また会社によっては初期費用を支払ってから稼働するというところもあるので、契約から開始までは数日かかると考えてください。つまり申し込みから稼働までは1週間程度はかかると考えて間違いはありません。

最短3日で稼働できるとしているのは要注意

インターネット経由で申し込みをして最短3日で稼働できるとしている電話代行会社があります。もちろんスピード重視でサービスを利用したい方には本当にありがたいサービスです。ところが最短3日だと時間が足りずに十分に検討することができない場合もあります。さらに後でオプションとして必要だったものがない、追加オプションで余計な費用がかかった、オペレーターのマニュアル教育が不十分で納得できないといったことも起きることがあります。

最短3日は現代の事業感覚で言うと非常に良いスピード感ですが、現実的に本当に3日で成立できる内容なのでしょうか。最低限必要なことが3日であって、実際には代行会社を選んだり、オプションを検討したり、他社と比較したりすることを含めるともっとかかります。さらに営業を呼ぶような形態ならもっと日数がかかるはずです。シンプルな事業体で依頼したいことがすでに決まっているなら最短3日はあり得るでしょうが、複雑な事業内容で対応してもらいたいオプションや提供サービスが複雑な場合は、ある程度余裕を持って稼働させる必要があると考えておいたほうが良いでしょう。