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電話代行の多言語サービスとは?何か国の言語に対応してくれる?

公開日:2022/10/01  最終更新日:2022/09/02
    


外国人の顧客から商品やサービスに関する入電があった場合、適切に対応してくれるスタッフが必要です。それが、電話代行会社による電話代行の多言語サービスです。ホテル業、飲食業、タクシー業などの外国人の顧客と接触する機会が多い業種は、積極的に導入を検討してみることをおすすめします。

電話対応の多言語サービスとは

電話の外国語対応は、見落とされがちなサービスです。自身が顧客と円滑にコミュニケーションがとれない場合は、外国語を話せる電話代行サービスの利用を検討してみてください。

通訳だけではなく対応能力が高いスタッフ

訪日外国人の数が増えるときに必要なサービスとして、電話の外国語対応があります。宿泊施設や公共交通機関で通訳サービスは提供されていますが、電話の外国語対応はそれらに比べると後れをとっているでしょう。電話の外国語対応のスタッフは、電話対応だけではなく臨機応変に対応できるスタッフである必要があります。

あらゆる言語の通訳作業をサポート

電話の外国語対応のサービスの流れを紹介します。まず、外国語を話す顧客から契約者に電話が入ります。契約者がオペレーターに転送します。そして、オペレーターが通訳対応します。オペレーターは通訳者として教育を受けているので、安心してサービスを受けられます。

契約者が不在時や対応することが難しい場合は、所要の手続きの後にオペレーターが対応することも可能です。電話の外国語対応スタッフは、通訳者としてだけではなくオペレーターとしても対応可能なので、外国語を話す顧客とも円滑にコミュニケーションをとれます。

電話代行で対応できる外国語は多くて13~18言語

電話の外国語対応は、英語、中国語、韓国語などに対応しています。外国語を話せる社員を雇用するよりも安く済ませられるので、ぜひ検討してみてください。

多言語サービスをおすすめしたい業種

ホテル業、飲食業、タクシー業、観光地に拠点がある企業、ECサイト運営企業、外国の顧客に商品やサービスを提供している企業や個人事業主に、多言語サービスはおすすめです。通訳として言語が話せるだけではなく、国民性、性格、嗜好などを熟知しているオペレーターが対応するので、顧客と余計なトラブルに見舞われることはありません。

日本人のように奥ゆかしい気持ちで言葉を発する文化がない国の人などにもきちんと対応できるので、自身で対応するよりも費用対効果が高くなるでしょう。また、外国人からの入電は増加傾向にあるので、目の前にいる顧客をほかの企業などに獲得されないためにも利用してほしいサービスです。

多言語対応の電話代行サービスを選ぶときのポイント

一言で多言語対応の電話代行サービスと表現しても、オペレーターの能力などに差があります。自社が求めているオペレーターを依頼できるようにしましょう。

オペレーターの語学力

簡単な日常会話レベルの語学力のスタッフを求めている場合、氏名、住所、年齢、問い合わせ内容などを確認できれば問題ないでしょう。商品の説明、発注、事情を説明するなどの高度な語学力が必要なスタッフは、海外とのやりとりが多い企業や個人事業主に求められます。オペレーターの語学力をどこまで求めているのか、企業や個人事業主がサービスを利用するまでに決めておく必要があります。

何か国語に対応しているのか

海外とのやりとりが多い場合は、最低でも2か国語に対応できるスタッフを指名するとよいでしょう。将来的に支店を増やすことや新規事業を始める予定の場合は、どの言語のオペレーターが必要なのか検討しておきましょう。

料金はいくらかかるのか

安くサービスを受けられることはよいことですが、自社にとって必要なサービスが網羅されているのかを確認しておきましょう。複数の言語に対応できるオペレーターやオプションを追加するなどをした場合、料金は高くなる傾向にあります。

まとめ

電話代行の多言語サービスは、今後ますます必要になってくるでしょう。電話の外国語対応は、見落とされがちなサービスなのでライバル企業に先駆けて導入することで、顧客のリリースを防げます。電話代行サービスを選ぶときのポイントを踏まえて、サービスを受けてみてください。