大手【電話代行サービス】東京で口コミ・評判の高い会社を比較ランキング

一番便利な電話代行会社の使い方

公開日:2020/09/15  最終更新日:2020/09/14
    

現在、日常には代理人として顧客に対応する代行会社が増えています。中でも電話代行という仕事はポピュラーなジャンルです。その名の通り電話代行とは依頼者の電話の受付を代行します。BtoB同士で利用されることが多く、個人ではあまり知られていない業務です。今回は、そんな電話代行会社の便利な使い方をご紹介します。

電話代行は古くから存在するサービス

電話代行は、依頼者の代わりに電話応対をするサービスです。昭和40年代ごろから代行サービスが始まり、秘書代行や電話秘書代行とも呼ばれます。電話代行会社ではいくつかのサービスを展開しています。まずはボイスワープという転送サービスを使用して依頼者へ通話を転送させるタイプです。反対に依頼者の番号から業者へと逆転送させる、業者同士を転送させることもできます。

番号だけでなく住所を貸し出すこともある

電話代行会社は電話番号を貸し出すサービスも行っています。保持している電話番号を依頼者に貸し出し、電話応対は依頼者が行います。電話は局番から会社の所在地を把握できます。番号を貸し出しすれば東京や大阪等都心の一等地に事務所があると見せられます。起業したての事業者らが利用してビジネス展開を行っています。番号だけでは不都合な場合住所貸しとセットで行えるケースも多いです。

電話代行会社で増加しているサービスがメール返信の代行です。ECサイトを通じて商品を購入する人が増えてeコマースといったサービスが普及しました。現在ではサイトを通じてサービス申し込みや問い合わせすることは当たり前に行われています。

通販は競合店が多く、スピーディーな対応がビジネスチャンスにつながります。代行会社に頼むとスピーディーに対応してくれるので、受注率やリピート率などにも影響を与えます。的確なアプローチを行うことで効率性が高まり、クレーム防止にもつながっていきます。

問い合わせに応えるには案内のセンテンスや言葉遣いが大事なポイントとなります。代行業者は顧客に満足してもらえるような案内を行います。結果的に依頼する企業の業務の負担も軽減されるのです。

大事な電話をオペレーターに代行してもらえる

電話代行の業務で一番多いのが電話応対の代行です。依頼者側の着信をまず電話代行会社に転送して、代わりに電話応対を行います。顧客の大事な電話を逃さないために多くの企業が活用しています。

たとえば出張や商談が多い事業主やクレームや返品受付といった特定窓口などに使われています。代行業者は受付窓口、秘書や事務員といった形態で応対することになります。代行とはいえ、会社の一員として丁寧な受け答えや技術が求められています。正確さや迅速さはもちろんのこと、話し方や受け答えなど大事な要素が多くあります。依頼者側はマナーのよさや技術を応対後担当者に知らせています。

かかってくる時間や相手などを把握できるので決まった時間に導入している企業も少なくありません。顧客を対応する窓口となるコールセンター型のサービスもあります。たとえば機械のメンテナンス受付や緊急時には機器のメンテナンスを行う会社が活用しています。

サポート窓口やカスタマーセンター・テクニカルサポートセンターとして依頼している会社もあります。これはいわば電話代行会社にアウトソーシングを依頼していることになります。その他にもキャンペーンなどに対応する短期で大容量の受付が可能なコールセンターもあります。これは広告代理店やセミナー・イベントなどで広く活用されているサービスです。

コールセンターの種類はさまざまありますが、大きな特徴として24時間のバックアップや対応件数向上にあります。充実したサポート体制は顧客の安心感やCSにつながり、代行業務の中でも欠かせない便利なサービスです。

 

顧客からの電話はいつかかってくるのかわかりません。業務に集中しているのに電話がかかれば業務を一時中断することになります。場合によっては効率が悪くなり本業に支障をきたす恐れがあります。電話代行会社のサービスを使えばどのような電話もオペレーターが代わりに応対します。

伝言をメールか電話で選べるので、業務に集中しながら大切な電話にも対応できます。代行サービスを利用することでさまざまな便利を享受できるのです。業務を効率化したいなら電話代行を検討してみてください。