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電話代行サービスは安心して任せられる?

    

電話代行サービスは安心して任せられる?

 

電話代行サービスの利用を検討しているときに疑問に思われがちなのが、本当に自分も顧客も満足できる対応をしてくれるかということです。
安心して任せてしまった結果として顧客からの信用を失ってしまっては元も子もありません。
現状の電話代行サービスの実情についてよく理解しておきましょう。

 

顧客に対して十分な対応を取れるのか

本当に安心して電話代行サービスに任せられるかどうかは考え方によって異なります。
電話代行サービスの基本は、電話に出られなかったときに代わりに電話に出てもらい、用件を聞いて折り返し連絡するという返答をするというものです。
そして、その連絡があったことをメールなどで伝えてもらえる仕組みになっています。
この対応自体に納得できないという場合には電話代行サービスには任せられないことになるのは確かです。
しかし、この対応で十分という場合には安心できるサービスでしょう。

〇メリット・デメリットを把握しよう
電話対応をするための基本的な社会マナーについて徹底した教育を受けたスタッフが対応してくれるので、
電話口の対応の悪さで顧客にストレスを抱かせてしまうことはあまりありません。
しかし、持っている情報が限られてしまっているので返答内容に顧客が満足できない場合はあります。
担当者がいつ帰ってくるのかという問いに答えたり、今日中に折り返しの電話がもらえるのかという質問に正しく回答したりすることはできません。
できる限り速やかに連絡するという旨を伝えることしかできないのは電話代行サービスのデメリットなので、納得した上で利用する必要はあります。

 

上質なサービスを求めることも可能

電話代行サービスにもっと上質な対応をしてもらいたいという場合 には業者を選べば可能な場合もあります。
例えば、用件を聞いたらその場で適切な回答をしなければならないという考えを持っている場合には一般的な電話代行サービスでは不十分になってしまうでしょう。
しかし、マニュアル化された内容の範囲でならコールセンターのようにして対応してくれる電話代行サービスもあります。
このときにはこのように答えるという一対一対応を付けたマニュアルを作成する必要がありますが、簡単な案件であればその場で対応してくれて、マニュアルにない用件は折り返しにするという対応をしてくれます。
電話代行をするスタッフへの能力的な要求が大きいことからやや費用は高くなるものの、上質なサービスを求めたいと考えたら選択肢はあるのが現状です。

 

本当に心配なときの二つの対策方法

社員教育不足で失礼な対応をするのではないか、コールセンター対応を求めても適切に仕事をしてくれないのではないかと懸念する人もいます。
それほどの心配があるときには二つの対策を考えることが可能です。
★一つ目はまず短期間の契約で質がどうかを確認する方法で、短い場合には一日から対応してもらうことができます。
業者によって短期対応のサービスがあるかどうかは違うので比較検討する必要がありますが、それで十分な対応をしてくれたら長期契約にするという判断ができるでしょう。

★二つ目はお試し期間のあるサービスを選ぶことです。
長期契約をする前に数日間のお試し期間が設けられていて、その結果を見て本契約にするというサービスも行われています。
顧客に折り返し連絡をしたときの様子で対応が良かったかどうかは推察できるでしょう。
心配だったら少し試してみるという考え方が大切なのです。
電話代行サービスは安心して任せられるのかという疑問はよくあるものです。
電話代行サービスでは折り返し電話をするための最低限の対応をするのが基本なので、それに納得できるかどうかが安心できるかどうかに影響します。
コールセンターのように対応してくれるサービスもあるので、納得できる対応をしてくれるかをまずは短期契約やお試し期間を使って確認してみましょう。